休職中の連絡は、必要な手続きを進めながら、本人が療養しやすい方法を考えることが大切です。連絡が多すぎる場合も、窓口が分からない場合も負担になります。人事と上司から別々に同じ質問を送る前に、窓口と連絡内容を整理しましょう。
休職中の連絡窓口を一本化する
事務手続きの窓口と、健康相談の窓口を明確にします。例えば、書類提出は人事、医学的な相談は産業保健スタッフと分けます。担当者が休暇中の場合の代わりの連絡先も決めてください。上司から業務の相談が必要なときも、まず人事に必要性を確認する運用が考えられます。
休職中の連絡頻度は一律に決めない
就業規則上の手続きと、本人の状況を確認して連絡方法を調整します。すべての人に同じ頻度で体調の報告を求める方法が適切とは限りません。連絡しやすい手段や時間帯を聞き、負担が強い場合は産業医等にも相談します。返信がないときの次の対応も、あらかじめ説明しておくと混乱を減らせます。
- 窓口：氏名または担当部署と連絡先。
- 手段：メール、電話、書面など本人が使える方法。
- 予定：次回の連絡時期と、変更時の連絡方法。
- 内容：提出書類、制度案内、本人からの質問。
事務連絡と健康情報を分けて扱う
給与や社会保険、診断書の提出など、期限のある案内は要点をまとめます。一方、毎回の事務連絡に詳しい症状の回答を求める必要はありません。健康情報を確認する際は、利用目的と共有する範囲を説明します。担当者の個人用メッセージアプリだけに記録が残る運用も見直してください。
復職を急がせる質問を繰り返さない
復職時期が気になっても、毎回「いつ戻れますか」と回答を求めると負担になる場合があります。まず必要な手続きと、本人から相談できる機会を伝えます。復職の相談が始まったら、職場側の業務情報も準備してください。治療上の見通しと、会社で必要な調整を分けて確認します。
連絡記録は次の担当者にも分かる形にする
記録には、連絡日、案内内容、本人からの質問、次の予定を残します。推測した病状や人物評価を書き加えないようにします。担当者が交代する場合は、本人にも窓口変更を知らせます。引継ぎ資料の閲覧者は必要な範囲に限ってください。
復職に向けた調整は復職支援プランの確認シート、面談の依頼は産業医面談の準備をご参照ください。
参考情報
厚生労働省「こころの耳」職場復帰支援、健康情報の適正な取扱いに関する指針。連絡方法は就業規則と個別の状況に合わせて検討してください。